ข้อมูลภายในองค์กรถือเป็นทรัพย์สินสำคัญของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลลูกค้า แผนธุรกิจ ต้นทุน ราคา ฐานข้อมูล เอกสารภายใน สูตร กระบวนการทำงาน หรือข้อมูลที่บริษัทกำหนดให้เป็นความลับ
ดังนั้น หากพบว่า พนักงานเปิดเผยความลับบริษัท หรือมีการนำข้อมูลภายในออกไปนอกองค์กร HR ควรดำเนินการอย่างเป็นระบบ
สิ่งสำคัญคือ อย่าเพิ่งสรุปว่าพนักงานมีความผิดร้ายแรงหรือสามารถเลิกจ้างได้ทันที เพราะผลทางกฎหมายขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและพฤติการณ์ของแต่ละกรณี
คำว่า “ความลับบริษัท” อาจครอบคลุมข้อมูลหลายประเภท เช่น
ดังนั้น ก่อนลงโทษพนักงาน HR ควรตรวจสอบให้ชัดเจนว่า ข้อมูลที่ถูกนำออกไปนั้นเป็นข้อมูลประเภทใด และบริษัทมีมาตรการรักษาความลับไว้อย่างไร
การส่งข้อมูลไปยังอีเมลส่วนตัวอาจเป็นพฤติการณ์ที่ต้องตรวจสอบ แต่การจะถือเป็นความผิดร้ายแรงหรือไม่ ต้องดูรายละเอียด เช่น
ตัวอย่างจากคำพิพากษาศาลฎีกาที่ 7189/2562 ศาลพิจารณาประกอบทั้งข้อตกลงรักษาความลับ ลักษณะของข้อมูล และพฤติการณ์ที่พนักงานนำข้อมูลเกี่ยวกับกิจการและการบริหารจัดการของนายจ้างส่งไปยังอีเมลส่วนตัว จนนำไปสู่ข้อสรุปว่าเป็นกรณีร้ายแรงในคดีนั้น
จึงไม่ควรนำคำว่า “ส่งไฟล์ไปอีเมลส่วนตัว” ไปเท่ากับ “ผิดร้ายแรงทุกกรณี”
ก่อนดำเนินการทางวินัย HR ควรตรวจสอบว่า ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของบริษัท กำหนดเรื่องการรักษาความลับและการใช้ข้อมูลของบริษัทไว้อย่างไร
ตัวอย่างข้อกำหนดที่ควรมี เช่น
ข้อบังคับที่ชัดเจนช่วยให้บริษัทสามารถกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงานและดำเนินการทางวินัยได้อย่างเป็นระบบ
ไม่ควรพิจารณาเพียงว่า “พนักงานเอาข้อมูลออกไปจริงหรือไม่”
แต่ควรตรวจสอบอย่างน้อย 5 ประเด็น
1. ข้อมูลคืออะไร? เป็นข้อมูลทั่วไปหรือข้อมูลสำคัญของบริษัท
2. ใครเป็นผู้ได้รับข้อมูล? ส่งให้ตัวเอง บุคคลภายนอก ลูกค้า คู่แข่ง หรือบุคคลอื่น
3. ส่งข้อมูลไปเพื่ออะไร? เพื่อทำงาน เพื่อสำรองข้อมูล หรือเพื่อประโยชน์ส่วนตัว
4. มีการนำข้อมูลไปใช้ต่อหรือไม่? มีการเผยแพร่ ส่งต่อ หรือใช้ประโยชน์จากข้อมูลหรือไม่
5. บริษัทได้รับความเสียหายหรือไม่? พิจารณาทั้งความเสียหายที่เกิดขึ้นจริงและพฤติการณ์ที่ก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อบริษัท
อาจทำได้ในบางกรณี แต่ไม่ใช่ทุกกรณี
มาตรา 119 แห่ง พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงานฯ กำหนดกรณีที่นายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย เช่น
ดังนั้น กรณีพนักงานเปิดเผยความลับบริษัทอาจเกี่ยวข้องกับมาตรา 119 ได้ แต่ต้องพิจารณาว่า ข้อเท็จจริงเข้าองค์ประกอบของกรณีใด และมีพยานหลักฐานเพียงพอหรือไม่
หากเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างตามมาตรา 119(4) โดยทั่วไปต้องมี หนังสือเตือนก่อน หากไม่ใช่กรณีร้ายแรง
อย่างไรก็ตาม หากพฤติการณ์มีความร้ายแรง กฎหมายเปิดช่องให้นายจ้างไม่จำเป็นต้องตักเตือนก่อน
นอกจากนี้ หนังสือเตือนตามมาตรา 119(4) มีผลบังคับได้ ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด
ดังนั้น HR ไม่ควรออกหนังสือเตือนแบบกว้าง ๆ เช่น
“ขอให้พนักงานปรับปรุงการทำงานและอย่ากระทำผิดอีก”
แต่ควรระบุพฤติการณ์ที่เป็นความผิดให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานทราบว่ากระทำผิดเรื่องใดและต้องไม่กระทำซ้ำ
เรื่องนี้เป็นจุดที่ HR ต้องระมัดระวังอย่างมาก
มาตรา 119 กำหนดว่า หากนายจ้างจะเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชย และเหตุเลิกจ้างอยู่ในกรณีตามมาตรา 119 นายจ้างต้องระบุข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุเลิกจ้างไว้ในหนังสือบอกเลิกสัญญาจ้าง หรือแจ้งให้ลูกจ้างทราบในขณะที่เลิกจ้าง
หากไม่ได้ดำเนินการ นายจ้างจะนำเหตุดังกล่าวมาอ้างภายหลังไม่ได้
ดังนั้น ก่อนออกหนังสือเลิกจ้าง HR ควรตรวจสอบถ้อยคำและข้อเท็จจริงอย่างละเอียด
การที่ พนักงานเปิดเผยความลับบริษัท เป็นเรื่องที่ HR ต้องจัดการอย่างระมัดระวัง เพราะผลทางกฎหมายไม่ได้ขึ้นอยู่กับเพียงว่า “มีการนำข้อมูลออกไป” แต่ต้องพิจารณาทั้ง ลักษณะของข้อมูล ข้อบังคับบริษัท พฤติการณ์ เจตนา ความเสียหาย และพยานหลักฐาน
บางกรณีอาจเป็นความผิดทางวินัยที่ต้องตักเตือน ขณะที่บางกรณีอาจมีความร้ายแรงถึงขั้นเลิกจ้างโดยไม่จ่ายค่าชดเชยได้ ทั้งนี้ต้องพิจารณาข้อเท็จจริงเป็นรายกรณี
หลักสำคัญสำหรับ HR คือ
เก็บหลักฐานก่อน → ตรวจข้อบังคับ → สอบสวนข้อเท็จจริง → ประเมินความร้ายแรง → ดำเนินการตามกฎหมาย
อย่ารีบใช้คำว่า “ผิดร้ายแรง” หรือ “เลิกจ้างได้ทันที” หากยังไม่ได้ตรวจสอบข้อเท็จจริงและเอกสารให้ครบถ้วน
ด้วยประสบการณ์ด้านกฎหมายที่สั่งสมมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2555 เราคือผู้เชี่ยวชาญที่คุณวางใจได้ในทุกปัญหาทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น กฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ที่ครอบคลุมสัญญาต่างๆ การฟ้องร้อง และการดำเนินคดี หรือกฎหมายแรงงาน ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาท นอกจากนี้ เรายังเชี่ยวชาญใน กฎหมายครอบครัว กฎหมายมรดก กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญา กฎหมายอาญา และกฎหมายอื่นๆ นอกจากนี้ เรายังให้บริการให้คำปรึกษากฎหมายและบริการจดทะเบียนที่ครอบคลุมครบวงจรทั้งในกรุงเทพฯ และนครราชสีมา
ด้วยประสบการณ์ด้านกฎหมายที่สั่งสมมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2555 เราคือผู้เชี่ยวชาญที่คุณวางใจได้ในทุกปัญหาทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น กฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ที่ครอบคลุมสัญญาต่างๆ การฟ้องร้อง และการดำเนินคดี หรือกฎหมายแรงงาน ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาท นอกจากนี้ เรายังเชี่ยวชาญใน กฎหมายครอบครัว กฎหมายมรดก กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญา กฎหมายอาญา และกฎหมายอื่นๆ นอกจากนี้ เรายังให้บริการให้คำปรึกษากฎหมายและบริการจดทะเบียนที่ครอบคลุมครบวงจรทั้งในกรุงเทพฯ และนครราชสีมา
สำนักงานกฎหมาย ดร.ดิศวรบุตร เป็นผู้ให้บริการด้านกฎหมายที่ปรึกษาเอกชน มิใช่หน่วยงานของรัฐบาล และไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารราชการโดยตรง