หนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นหนึ่งในเอกสารสำคัญที่ฝ่าย HR และนายจ้างควรจัดทำอย่างรอบคอบ เมื่อพบว่าลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของบริษัท
การออกหนังสือตักเตือนไม่ควรเป็นเพียงการเขียนว่า “พนักงานทำผิด” แต่ควรระบุข้อเท็จจริง เหตุการณ์ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง และสิ่งที่ลูกจ้างควรปรับปรุงให้ชัดเจน
โดยเฉพาะกรณีที่บริษัทอาจต้องนำหนังสือเตือนไปใช้ประกอบการดำเนินการตามกฎหมายแรงงานในอนาคต
หนังสือตักเตือน คืออะไร?
หนังสือตักเตือน คือเอกสารที่นายจ้างใช้แจ้งลูกจ้างเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับการกระทำหรือพฤติกรรมที่บริษัทเห็นว่าเป็นการฝ่าฝืนข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน พร้อมแจ้งให้ลูกจ้างทราบและปรับปรุงการปฏิบัติงาน
ประเด็นสำคัญคือ หนังสือตักเตือนไม่ควรเขียนจากความรู้สึกหรือความคิดเห็นเพียงอย่างเดียว แต่ควรยึดข้อเท็จจริงและหลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้องเป็นหลัก
กฎหมายเกี่ยวกับหนังสือตักเตือน
ประเด็นสำคัญอยู่ที่ พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ. 2541 มาตรา 119(4)
บทบัญญัติดังกล่าวกล่าวถึงกรณีลูกจ้างฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน ระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว โดยมีข้อยกเว้นสำหรับกรณีที่ร้ายแรง ซึ่งนายจ้างไม่จำเป็นต้องตักเตือนก่อน
นอกจากนี้ มาตรา 119(4) ยังระบุว่า หนังสือเตือนให้มีผลบังคับได้ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด
ดังนั้น การจัดทำและจัดเก็บหนังสือเตือนจึงควรมีระบบที่ตรวจสอบวันที่เกิดเหตุ วันที่ออกเอกสาร และข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องได้อย่างชัดเจน
หนังสือตักเตือนควรมีอะไรบ้าง?
แม้กฎหมายไม่ได้กำหนดแบบฟอร์มหนังสือตักเตือนตายตัว แต่ในทางปฏิบัติ บริษัทควรจัดทำเอกสารให้มีข้อมูลเพียงพอที่จะอธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นและเกี่ยวข้องกับกฎหรือหน้าที่ใด
1. ชื่อและข้อมูลของลูกจ้าง
ระบุข้อมูลที่จำเป็น เช่น
- ชื่อ-นามสกุล
- ตำแหน่ง
- แผนก
- รหัสพนักงาน หากบริษัทมีระบบดังกล่าว
เพื่อให้ระบุได้ชัดเจนว่าหนังสือเตือนฉบับนั้นเกี่ยวข้องกับลูกจ้างรายใด
2. วันที่ออกหนังสือ
ควรระบุวันที่ออกหนังสืออย่างชัดเจน และควรแยกให้ชัดจาก วันที่เกิดเหตุ
เพราะตามมาตรา 119(4) ระยะเวลาของหนังสือเตือนผูกกับวันที่ลูกจ้างกระทำผิด
3. รายละเอียดข้อเท็จจริง
ส่วนนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของหนังสือตักเตือน
ควรอธิบายว่า
- เกิดเหตุอะไร
- เกิดขึ้นเมื่อใด
- เกิดขึ้นที่ไหน
- ลูกจ้างกระทำอะไร
- มีข้อเท็จจริงหรือหลักฐานใดเกี่ยวข้อง
ควรหลีกเลี่ยงการใช้ข้อความกว้าง ๆ เช่น
“พนักงานมีพฤติกรรมไม่เหมาะสม”
โดยไม่อธิบายว่าพฤติกรรมที่กล่าวถึงคืออะไร
การระบุข้อเท็จจริงอย่างชัดเจนช่วยให้ลูกจ้างเข้าใจว่าบริษัทกำลังตักเตือนเรื่องใด และช่วยให้เอกสารมีความชัดเจนมากขึ้น
4. ระบุข้อบังคับ ระเบียบ หรือคำสั่งที่เกี่ยวข้อง
หากการตักเตือนเกิดจากการฝ่าฝืนกฎของบริษัท ควรระบุให้ชัดว่าลูกจ้างฝ่าฝืนข้อใด
ตัวอย่างเช่น
- ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน
- ระเบียบการเข้างาน
- นโยบายด้านการปฏิบัติงาน
- คำสั่งของนายจ้าง
- หน้าที่ตามตำแหน่งงาน
ทั้งนี้ ข้อบังคับหรือคำสั่งที่นำมาอ้างควรเป็นข้อบังคับหรือคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรมตามองค์ประกอบของมาตรา 119(4)
5. ระบุสิ่งที่ต้องปรับปรุง
หนังสือตักเตือนควรทำให้ลูกจ้างเข้าใจว่า หลังจากได้รับหนังสือแล้วต้องปรับปรุงหรือปฏิบัติอย่างไร
ตัวอย่างเช่น
- ปฏิบัติตามเวลาทำงาน
- ปฏิบัติตามขั้นตอนของบริษัท
- ปฏิบัติตามคำสั่งที่ชอบด้วยกฎหมาย
- ปฏิบัติตามนโยบายหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง
ควรเขียนให้ตรงกับข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี
6. ระบุผลของการกระทำผิดซ้ำอย่างเหมาะสม
บริษัทอาจแจ้งให้ลูกจ้างทราบว่า หากมีการกระทำผิดซ้ำ อาจมีการดำเนินการทางวินัยตามข้อบังคับและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง
ไม่ควรใช้ข้อความที่รุนแรงหรือกำหนดผลทางกฎหมายแบบอัตโนมัติโดยไม่พิจารณาข้อเท็จจริง
หนังสือตักเตือนมีอายุกี่ปี?
ประเด็นนี้เป็นหนึ่งในคำถามที่พบบ่อยที่สุดเกี่ยวกับ ใบเตือนพนักงาน
ตามมาตรา 119(4) หนังสือเตือนมีผลบังคับได้ ไม่เกินหนึ่งปีนับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด
ดังนั้น ต้องระวังความเข้าใจที่ว่า “หนังสือเตือนมีอายุหนึ่งปีนับจากวันที่ออกหนังสือ”
การนับตามตัวบทมาตรา 119(4) เชื่อมโยงกับ วันที่ลูกจ้างกระทำผิด
ตัวอย่าง
ลูกจ้างกระทำผิดวันที่ 1 มีนาคม
บริษัทออกหนังสือตักเตือนวันที่ 10 มีนาคม
วันที่ที่ควรนำมาพิจารณาเรื่องระยะเวลาตามมาตรา 119(4) คือ วันที่ 1 มีนาคม ซึ่งเป็นวันที่กระทำผิด ไม่ใช่วันที่ 10 มีนาคมซึ่งเป็นวันที่ออกหนังสือ
ต้องเตือนกี่ครั้งจึงเลิกจ้างได้?
กฎหมายไม่ได้กำหนดในมาตรา 119(4) ว่า ต้องออกหนังสือตักเตือนครบ 3 ครั้ง ก่อนจึงจะดำเนินการได้
ตัวบทใช้หลักว่ามีการตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว และหากเกิดการฝ่าฝืนซ้ำภายใต้เงื่อนไขของกฎหมาย จึงต้องพิจารณาว่าเข้าองค์ประกอบของมาตรา 119(4) หรือไม่
อย่างไรก็ตาม หากบริษัทมีข้อบังคับหรือนโยบายภายในที่กำหนดขั้นตอนการลงโทษทางวินัยไว้อย่างชัดเจน HR ควรตรวจสอบและปฏิบัติตามขั้นตอนดังกล่าวอย่างสม่ำเสมอ
ลูกจ้างไม่เซ็นรับหนังสือตักเตือนทำอย่างไร?
การที่ลูกจ้างไม่ลงลายมือชื่อรับเอกสารเป็นประเด็นที่ควรพิจารณาตามข้อเท็จจริงและวิธีการดำเนินการของบริษัท
สิ่งสำคัญคือ HR ควรมีระบบบันทึกว่า
- บริษัทได้แจ้งเรื่องใด
- แจ้งเมื่อใด
- ลูกจ้างได้รับทราบหรือมีโอกาสรับทราบอย่างไร
- มีเอกสารหรือหลักฐานอะไรประกอบ
ไม่ควรสรุปแบบเหมารวมว่า “ไม่เซ็น = หนังสือเตือนไม่มีผล” หรือ “ไม่เซ็น = มีผลแน่นอน” โดยไม่พิจารณาข้อเท็จจริงของแต่ละกรณี
หนังสือตักเตือนแบบไหนที่ควรหลีกเลี่ยง?
❌ 1. ข้อความกว้างเกินไป เช่น “ทำงานไม่มีประสิทธิภาพ” แต่ไม่ระบุว่าการกระทำใดเป็นปัญหา
❌ 2. ไม่มีข้อบังคับหรือหน้าที่ที่เกี่ยวข้อง กล่าวเพียงว่าพนักงาน “ทำผิด” แต่ไม่ระบุว่าฝ่าฝืนกฎหรือหน้าที่ใด
❌ 3. ข้อเท็จจริงไม่ตรงกับหลักฐาน หนังสือเตือนควรตรวจสอบข้อมูลก่อนออกทุกครั้ง
❌ 4. ใช้กฎของบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้อง การอ้างข้อบังคับควรตรงกับพฤติการณ์ที่เกิดขึ้น
❌ 5. ใช้หนังสือเตือนเหมารวมทุกความผิด ควรพิจารณาว่าการกระทำครั้งใหม่เกี่ยวข้องกับการฝ่าฝืนที่เคยตักเตือนหรือไม่
Checklist สำหรับ HR ก่อนออกหนังสือตักเตือน
☐ ตรวจสอบข้อเท็จจริงแล้ว
☐ มีหลักฐานประกอบเพียงพอ
☐ ตรวจสอบข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานแล้ว
☐ ตรวจสอบระเบียบหรือคำสั่งที่เกี่ยวข้อง
☐ ระบุวัน เวลา และรายละเอียดเหตุการณ์ชัดเจน
☐ ระบุการกระทำที่ถูกตักเตือนอย่างตรงประเด็น
☐ ระบุสิ่งที่ลูกจ้างต้องปรับปรุง
☐ ตรวจสอบขั้นตอนทางวินัยของบริษัท
☐ ตรวจสอบหลักเกณฑ์ตามกฎหมายแรงงาน
☐ จัดเก็บเอกสารและหลักฐานอย่างเป็นระบบ
💡 สรุป หนังสือตักเตือนที่ดีควรเป็นอย่างไร?
หนังสือตักเตือนที่ดีควร “ชัดเจน ตรงข้อเท็จจริง มีหลักเกณฑ์รองรับ และตรวจสอบได้”
สำหรับนายจ้างและ HR ไม่ควรมองหนังสือตักเตือนเป็นเพียงเอกสารลงโทษ แต่ควรมองเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารวินัยในการทำงาน
โดยเฉพาะเมื่อหนังสือเตือนอาจเกี่ยวข้องกับการดำเนินการตามมาตรา 119(4) จึงควรตรวจสอบข้อเท็จจริง ข้อบังคับของบริษัท และกฎหมายที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการทุกครั้ง
วางระบบเอกสารให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น ช่วยให้การบริหารงานบุคคลมีความชัดเจนและตรวจสอบได้มากขึ้น
หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำเพื่อให้ความรู้ทั่วไป ไม่ใช่คำปรึกษากฎหมายเฉพาะกรณี หากเป็นกรณีพิพาทหรือกำลังพิจารณาลงโทษทางวินัย/เลิกจ้าง ควรตรวจสอบข้อเท็จจริงและกฎหมายที่ใช้บังคับกับผู้เชี่ยวชาญหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนดำเนินการ
โทร : 062-652-4259 (ทนาย ดร.นิ้ง)
LINE ID : @disavorabuthlaw
สามารถติดตามข้อมูลข่าวสารเพิ่มเติมได้จาก
ด้วยประสบการณ์ด้านกฎหมายที่สั่งสมมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2555 เราคือผู้เชี่ยวชาญที่คุณวางใจได้ในทุกปัญหาทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น กฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ที่ครอบคลุมสัญญาต่างๆ การฟ้องร้อง และการดำเนินคดี หรือกฎหมายแรงงาน ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาท นอกจากนี้ เรายังเชี่ยวชาญใน กฎหมายครอบครัว กฎหมายมรดก กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญา กฎหมายอาญา และกฎหมายอื่นๆ นอกจากนี้ เรายังให้บริการให้คำปรึกษากฎหมายและบริการจดทะเบียนที่ครอบคลุมครบวงจรทั้งในกรุงเทพฯ และนครราชสีมา
ด้วยประสบการณ์ด้านกฎหมายที่สั่งสมมาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2555 เราคือผู้เชี่ยวชาญที่คุณวางใจได้ในทุกปัญหาทางกฎหมาย ไม่ว่าจะเป็น กฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ที่ครอบคลุมสัญญาต่างๆ การฟ้องร้อง และการดำเนินคดี หรือกฎหมายแรงงาน ที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงข้อพิพาท นอกจากนี้ เรายังเชี่ยวชาญใน กฎหมายครอบครัว กฎหมายมรดก กฎหมายคุ้มครองผู้บริโภค กฎหมายทรัพย์สินทางปัญญา กฎหมายอาญา และกฎหมายอื่นๆ นอกจากนี้ เรายังให้บริการให้คำปรึกษากฎหมายและบริการจดทะเบียนที่ครอบคลุมครบวงจรทั้งในกรุงเทพฯ และนครราชสีมา
สำนักงานกฎหมาย ดร.ดิศวรบุตร เป็นผู้ให้บริการด้านกฎหมายที่ปรึกษาเอกชน มิใช่หน่วยงานของรัฐบาล และไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการออกเอกสารราชการโดยตรง